Dotychczas na naszym blogu pisaliśmy wyłącznie o meandrach email marketingu. Dzisiaj zwrócimy uwagę na inne zastosowanie emaila w nowoczesnym biznesie.
Czy wśród przesyłek otrzymywanych pocztą jest coś, co wolelibyśmy otrzymywać mailem? Cóż, na przykład zamówień z aukcji internetowych nie odbierzemy elektronicznie, jednak przynajmniej co trzecią korespondencję moglibyśmy odebrać przez maila, w tym rozmaite rachunki i faktury. Przewiduje się, że papierowe koperty w skrzynce na listy będą niebawem tak rzadkie, jak… kartki świąteczne…
Pamiętacie je jeszcze? Niektórzy przestrzegają „Tradycja zanika!”. Tu niezbędna korekta: tradycja słania życzeń jest ciągle żywa, zmieniają się tylko kanały ich przekazywania, zmienia się praktyka. Podobnie się dzieje ze wspomnianymi fakturami.
Źródło:http://etclaims.co.uk/wp-content/uploads/2007/12/papers.jpg
Korzyści biznesowe z elektronicznego zarządzania i dystrybucji faktur to przede wszystkim:
- Mniejsze koszty związane z wysyłkami pocztowymi. Brak umów pocztowych, kosztów papieru, druku, pakowania, obsługi zwrotów i czasu administracji związanej z fakturowaniem. Duża firma ubezpieczeniowa wydaje miesięcznie 300.000 złotych na dystrybucję faktur do klientów, co nie obejmuje obsługi administracyjnej. W przypadku e-faktur koszty te spadają nawet sześciokrotnie!
- Wysyłka e-faktur jest natychmiastowa. Nie przeszkodzi w tym strajk lub inne zakłócenia w pracy poczty. Ponadto można łatwo i tanio przypomnieć odbiorcom o płatności lub wysłać monit. Takie możliwości zmniejszają straty oraz koszty związane z windykacją, a tym samym wspierają płynność finansową przedsiębiorstw.
- Informacja o braku możliwości doręczenia faktury jest natychmiastowa. Zwrotki można bez zwłoki przekazać do call center lub działu windykacji w celu dalszej obsługi.
Dobrodziejstwa e-faktur są dostępne po wdrożeniu rozwiązania do elektronicznego zarządzania fakturami, które będzie gwarantowało bezpieczeństwo, pewność i szybkość procesów e-fakturowania. Kluczowa jest zgodność z obowiązującymi przepisami, a w szczególności:
- Rozporządzeniem Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej
- Rozporządzeniem Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie […] wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania […]
Po stronie technicznej istotne są następujące elementy:
- Generowanie faktur PDF na podstawie danych księgowych – zwykle dostarczanych w formacie XML, który ułatwia wymianę informacji między systemami.
- Podpisywanie e-faktur kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który umożliwi zweryfikowanie tożsamości wystawcy. Szczególnie ważne jest, aby podpis elektroniczny przyznawała zaufana strona trzecia, czyli instytucja, która wyda podpis elektroniczny dopiero po zweryfikowaniu tożsamości naszej firmy. Jest to swoisty notariusz w procesach e-fakturowania.
- Przechowywanie i udostępnianie faktur – zgodnie z prawem faktury muszą być archiwizowane i dostępne przez określony czas. Są to dokumenty zawierające dane klientów i informacje o przychodach firm, a więc mają najwyższą wagę. Dlatego e-faktury muszą być archiwizowane w bezpiecznej lokalizacji, zgodnej z najwyższymi standardami.
- Wysyłanie faktur pocztą elektroniczną – wiadomości email z załączonymi fakturami muszą być skutecznie dostarczane odbiorcom. Kluczowe jest tutaj skorzystanie z wysokiej jakości usług emailowych, aby e-faktury trafiały do skrzynek inbox, a nie spam, oraz by były zapewnione szczegółowe statystyki przebiegu wysyłek, co jest szczególnie istotne w procesie obsługi zwrotek. Choćby po to, aby można było dostarczyć fakturę inną drogą.
- Umieszczanie w wiadomościach email z załączonymi fakturami treści marketingowych – marketerzy tradycyjnie dodają do przesyłek fakturowych informacje o nowych usługach, promocjach itp. Nowoczesne zaplecze technologiczne wspiera również tę możliwość promocji firmy, wraz z udostępnianiem interesujących statystyk. Szkoda marnować taką przestrzeń komunikacyjną i nowe przychody, co przy braku odpowiednich rozwiązań jest niestety ciągle powszechne na naszym rynku.
ExpertSender™ zajmuje się profesjonalnym dostarczaniem transakcyjnej i marketingowej korespondencji elektronicznej. Biorąc pod uwagę szanse i wyzwania dla klientów korporacyjnych na drodze do korzyści z wdrożenia e-faktur przygotowaliśmy ofertę, obejmującą pełne rozwiązanie technologiczne do ich obsługi. Jest to platforma do generowania, wysyłki, śledzenia i archiwizacji e-faktur. Współpracujemy w tym obszarze z naszym partnerem, spółką Zeto Olsztyn, aby zagwarantować najwyższy poziom bezpieczeństwa dla przetwarzanych dokumentów.
Zeto Olsztyn ma wieloletnią tradycję i ogromne doświadczenie w usługach IT. Zaufały im organizacje publiczne, takie jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Spółka posiada ogólnopolskie bazy danych o znaczeniu strategicznym dla Polski. Legitymuje się certyfikatami:
- ISO 9001:2008 – System Zarządzania Jakością
- ISO/IEC 27001:2005 – System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji
Zaplecze technologicznie partnera obejmuje jednostki IBM klasy mainframe z macierzami dyskowymi o ogromnej pojemności i szybkości dostępu do zgromadzonych danych. Taki partner jest gwarancją najwyższego bezpieczeństwa i to zadecydowało o wspólnym zaangażowaniu w realizację usług e-fakturowych.
Wszystkim, którzy się przygotowują do przeniesienia faktur do Internetu, polecamy naszą pomoc i doradztwo przy realizacji kampanii pozyskiwania zgód na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.
Z Najlepszymi Życzeniami – Powodzenia! J
